Un Bureau Rotary change chaque année. Les responsabilités passent de main en main en quelques semaines, et ce qui n'est pas transmis explicitement se perd : un mot de passe, un arriéré, un engagement pris auprès d'un partenaire.
01Deux mois avant l'élection
La passation commence bien avant la cérémonie. Le président sortant fixe un calendrier avec son successeur désigné : une première réunion de transmission, une seconde pour les questions, puis la prise de fonction.
Le point le plus souvent oublié : désigner, pour chaque sujet, qui transmet et qui reçoit. Sans ce binôme, chacun suppose que l'autre s'en occupe.
02Les comptes et les cotisations
Le trésorier sortant remet un état arrêté à une date précise : solde de chaque compte, recettes et dépenses de l'exercice, justificatifs classés. Les cotisations se transmettent membre par membre, avec les montants encaissés, en attente et en retard.
Dans Carions, l'état des cotisations reste attaché à l'exercice : le Bureau entrant le retrouve tel quel.
Les arriérés méritent une ligne à part. Un retard découvert en octobre par le nouveau trésorier se règle beaucoup plus difficilement qu'un retard signalé en juin par l'ancien.
Ce qui n'est pas transmis explicitement se perd.
03Les accès et les signatures
Messagerie du club, site, réseaux sociaux, banque : dressez la liste de tous les accès et de leurs détenteurs actuels. Les pouvoirs de signature bancaire se modifient auprès de l'établissement, avec un délai qu'il faut anticiper.
Bon réflexe. Un compte rattaché au rôle — tresorier@, secretaire@ — et non à une adresse personnelle se transmet en changeant simplement de titulaire.
04Les projets en cours
Pour chaque action engagée : son responsable, son budget, ce qui a été dépensé, les partenaires contactés et la prochaine échéance. Un projet pluriannuel sans fiche de suivi est un projet que le Bureau suivant risque d'abandonner sans le savoir.
05 · La liste à cocher
- Calendrier de passation fixé avec le Bureau entrant
- Un binôme « qui transmet / qui reçoit » par sujet
- État des comptes arrêté à date, justificatifs classés
- Cotisations membre par membre, arriérés signalés
- Liste des accès et de leurs détenteurs
- Pouvoirs de signature bancaire mis à jour
- Fiche de suivi pour chaque projet en cours
Une passation réussie se reconnaît à une chose : trois mois après la prise de fonction, personne n'a eu besoin d'appeler l'ancien Bureau pour retrouver une information.
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